管理和规划好自己的时间

发布时间:2016年1月8日

燕子去了,有再来的时候;杨柳枯了,有再青的时候;桃花谢了,有再开的时候。但是,聪明的,你告诉我,我们的日子为什么一去不复返呢?--是有人偷了他们罢:那是谁?又藏在何处呢?是他们自己逃走了罢:现在又到了哪里呢? 元旦假期,盘点刚刚远去的2015,脑海里不断回荡的竟是朱自清先生的这篇散文《匆匆》。

生命中又一个365天的日子就这样匆匆地飞逝而过。看着个人述职报告里总结的这一年,在参与筹备的那么多的会议、写出的那么多的总结、应付的那么多的临时性事情背后,我竟然发现自己犯了一个致命的错误——把相对不重要的事情做得很好,而工作中最有意义、最有价值、最应去改进和完善的事情却无暇顾及,那么提高又从何谈起呢?我想,这该不会只是我一个人会遇到的问题,而这,也仅仅只是问题的一个方面。

在总经理办公室这个特殊又关键的工作环境里,没有人是“全职”,就是要认真做好每一件事情,把每件事追根究底,对问题不追究到水落石出,绝不罢休,凡事只求根本,只求合理,不问结果。其实,每一个部门每一个岗位都有可能存在这样的现象。所以,我们经常被一些紧急却不重要的事情牵着鼻子走,一个临时却无关紧要的会议消耗了一个上午,也许这个上午是一个人一天中精力最充沛、注意力最集中的黄金时间段;一个电话追要阶段性总结,通常是早上一个电话,下班前就得交差完活儿,一天的计划就此泡汤;原本计划上午要完成一个会议纪要、一篇总结或者一份方案,思路却在此起彼伏的电话声中波荡舒展,时间就此被肢解;不懂得说“不”,工作中我们总是会收到别人的求救信号,通常我们都会毫不犹豫地应承下来,如期完成,却没有了足够的时间和精力去完成自己当天的计划……还会有很多突发的、不可预见的情况等着我们。所以,上班的时候忙工作,下班的时候在加班,周末的时候补功课,长此以往,疲惫不堪。我们成了典型的“穷忙族”。

二八时间管理法则告诉我们,工作或学习中80%的收获来自20%的时间,80%的时间创造了20%的成果。所以,不管你面临的事情有多少,总是要先做最重要的事情,不管是紧急的或是不那么紧急的,即学会弹钢琴。假期里看了一本书,《谁偷走了你的时间》,从书中海量的、重复讲解的关于时间管理的信息中,我筛选规整了以下几点,在自我改进的同时也希望对同事们能有所借鉴:

一是做计划。每天一上班,列好自己当日的代办事项清单。当然,这份清单来源于你的年度计划、季度计划、月计划和周计划,计划很重要,我们一定要学会合理制定并严格执行已定的工作计划。

二是做减法。规定每天必须要完成的重要事情不要超过两件。重要事项必定围绕你的重点工作展开,这样能有效促成重点工作的完成,减少了心理压力,也给临时事务留出了机动时间。

三是做选择。最重要的是做好“紧急事项”和“重要事项”的判断。有一些紧急的事情通常被误认为也是重要的事情,区别在于:看这件事是否有助于促进重点工作目标的完成,如果不是,那就酌情而定该如何处置它。

四是做统筹。利用一天中精神状态最佳的时间段从事计划中最具挑战性的部分(时间真正发挥价值的地方,就在于它创造价值的那几分钟而已。)

五是做功课。揣摩,哪种流程更节省时间;学习充电,以便从容不迫地应对工作,这个很重要。寻求最佳路线以节省时间的做法的启发,书中也有提到,科学地讲,这叫常规工作格式化。

以上是工作中的一点体会和读书时的一点收获,写在新年伊始,希望与大家分享更好的关于管理和规划自己时间的做法。我们要明白一点,时间管理不是要把所有事情做完,而是更有效地利用时间,使我们创造的价值最大化。

寒冬凛冽,让我们一起朝着温暖的新年之春前行。

(新业集团 总经理办公室)

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